Hyreskund
Vi behandlar personuppgifter när du söker bostad, när du sedan blir kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer.
En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.
När du skapar konto
När du skapar ett konto hos Säterbostäder sparar vi de personuppgifter som är nödvändiga för att fullfölja din registrering. Uppgifterna sparas då det är Säterbostäders rättsliga skyldighet att främja en god bostadsförsörjning enligt lagen (2000:1383) om kommunernas bostadsförsörjningsansvar. Om du sedan väljer att inte ställa dig i kö raderas ditt konto och dina uppgifter i samband med kommande månadsskifte.
När du ställer dig i vår bostadskö
Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. När du ställer dig i kö hos oss samtycker du till att vi behandlar dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.
När du erbjuds en bostad hos oss
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi t.ex. uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds ett särskilt boende eller gruppboende kommer vi att hämta in beslut från socialnämnden.
Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet hos oss pga. av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer dock vi att bevara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet.
Under hyresförhållandet
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi t.ex. dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.
Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.
Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, och elbolag.
Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer kommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.
Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.
Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.
När hyresförhållandet är slut
Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som t.ex. hyresavtalet och beslut från socialnämnd. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, t.ex. betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.
God man/Anhörig
När du som god man eller anhörig till en hyresgäst blir registrerad hos Säterbostäder sker det först efter ditt samtycke. Registreringen sker av Säterbostäder med de uppgifter som du lämnat till oss. Uppgifter som kan finnas om dig är namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
Syftet med att god mans eller anhörigs personuppgifter registreras är för att den bistår den hyresgäst som själv inte kan hantera kommuniceringen med Säterbostäder.
Personuppgifterna om god man/anhörig sparas så länge som den behöver bistå hyresgästen eller som längst 365 dagar efter att hyresavtalet upphört. Uppgifter om god man/anhörig som finns i vårt bokföringsmaterial, t.ex. betalningar, kommer att sparas i sju år inklusive innevarande år, enligt Bokföringslag (1999:1078).
Samarbetspartners
När Säterbostäder ingår avtal med en samarbetspartner registrerar vi uppgifter om företaget. Vi kan även komma att behandla personuppgifter om anställda i företaget. Uppgifter som då registreras är namn, telefonnummer, e-post och organisationsnummer.
Syfte är att göra information tillgänglig som utgör underlag för att kunna fullgöra avtalet. Det ingångna avtalet är den lagliga grunden för behandlingen.
Vi sparar uppgifter om samarbetspartners i verksamhetssystemet i 180 dagar efter att kontot har inaktiverats. Uppgifter som står i avtalet bevaras enligt Arkivlagen.
Säterbostäder delar aldrig uppgifter om samarbetspartners vidare till annan part. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.
Allmänt
Säkerhet vid inhämtning av data via hemsidan
Vi vidtar en rad olika säkerhetsåtgärder för att skydda dina personliga uppgifter när du besöker vår webbplats, saterbostader.se. Vi använder oss av avancerade krypteringsmetoder för att skydda känsliga uppgifter som överförs över internet. Vi skyddar dessutom dina uppgifter offline. Endast medarbetare som ska uträtta ett specifikt jobb (t.ex. fakturering eller kundservice), får tillgång till personligt identifierbar information. De datorer/servrar som används för att lagra personligt identifierbar information lagras i en säker miljö.
Cookies
Våra cookies förbättrar tillgången till vår webbplats och identifierar återkommande besökare. Dessutom förbättrar våra cookies användarupplevelsen genom att spåra och målanpassa användarens intressen. Vår användning av cookies kopplas över huvud taget inte till personligt identifierbar information på vår webbplats.
Det är möjligt för dig att stänga av cookies i din webbläsares inställningar. Detta kan dock leda till att du får en försämrad upplevelse av denna och andra webbplatser du besöker.
Dina rättigheter
Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.
Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du t.ex. anser att de inte är korrekta. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet).
Personuppgiftsansvarig
Säterbostäders styrelse är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag. Du kan kontakta styrelsen via e-post: info@saterbo.sater.se
Klagomål
Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY): imy@imy.se. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen. Kontakta Dataskyddsombudet via e-post: dso@xeeda.se